Schulung: Barrierefreie Dokumente erstellen
Der Leibniz Universität Hannover ist es ein wichtiges Anliegen, die gleichberechtigte Teilhabe aller zu ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, gilt es, neben geschlechter- und diversitätsgerechter Sprache, Dokumente auch barrierefrei zu gestalten. Damit sind Dokumente maschienenlesbar und können z. B. mithilfe eines Screen-Readers vorgelesen werden.
Tipps und Empfehlungen
Damit PDF-Dokumente barrierefrei zugänglich sind, sollten bereits die Ausgangsdokumente entsprechend gestaltet werden. Einige zentrale Tipps und Hinweise:
- Arbeiten Sie immer mit Formatvorlagen, damit Überschriften, Aufzählungen, Links usw. von Screen-Readern auch als solche erkannt werden. Das heißt, formatieren Sie in Microsoft Word nur mit vorgesehenen Formatvorlagen (Standard, Überschrift 1, 2, 3, Listen usw.). Fügen Sie Tabellen über „Tabelle einfügen“ ein. Nutzen Sie in Microsoft Powerpoint immer die Mastervorlagen, wenn Sie neue Folien einfügen. Prüfen Sie auf den Folien die Lesereihenfolge, z.B. indem Sie sich mit der Tabulatortaste durch die Folie bewegen. Die Lesereihenfolge lässt sich über „Anordnen – Auswahlbereich“ ändern.
- Bilder, Grafiken und andere Nicht-Textelemente brauchen Alternativtexte. Alternativtexte sind kurze Beschreibungen der Bilder. Sie werden über das Kontextmenu eingegeben. Bei komplexen Grafiken kann es sinnvoll sein, die längere Beschreibung direkt im Dokument zu veröffentlichen. Vier kurze Regeln zu Alternativtexten vom DBSV.
- Achten Sie auf gute Kontraste zwischen Vorder- und Hintergrund (Schrift und Hintergrund). Helle Farben auf weißen Untergrund sind nur schlecht zu erkennen. Bei hellen Schriften auf dunklem Hintergrund sollte eine kräftigere Schriftstärke (halbfett/fett) verwendet und die Schriftgröße um ca. 10 Prozent erhöht werden. Das zentrale Maß ist das Kontrastverhältnis, das bei Text 4,5:1 und bei Überschriften 3:1 betragen sollte. Hilfreich sind Kontrastrechner wie der Colour Contrast Analyser oder von leserlich.info.
- Vermeiden Sie unruhige Hintergründe oder Farbverläufe hinter Texten.
- Verwenden Sie gut lesbare Schriften ohne Serifen.
- Farbfehlsichtigkeiten sind eine häufige Sehbeeinträchtigung. Farbe sollte deshalb nicht als einziges Unterscheidungsmerkmal eingesetzt werden (z.B. rot=falsch, grün=richtig). Die Informationen sollten zusätzlich durch Schrift oder Form erhältlich sein. Mit dem Adobe Farbrad können Sie Farbkombinationen testen, es simuliert häufige Farbfehlsichtigkeiten.
- Nutzen Sie die Barrierefreiheitsprüfung von Word und PowerPoint, um Ihr fertiges Dokument zu prüfen. Die automatische Prüfung kann nicht alle Fehler entdecken, aber viele.
- Erstellen Sie das PDF- per „Speichern unter“ und nicht „Print PDF“.
Bei längeren oder komplexeren Dokumenten mit Spalten oder eingefügten Bildern kann es sein, dass das Dokument in Acrobat Pro noch bearbeitet werden muss, um eine korrekte Lesereihenfolge für Screenreader zu erzeugen. Grundsätzlich daher der Hinweis: Stellen Sie Studierenden, die mit Screenreadern arbeiten, Dokumente als Word- oder Powerpoint-Dateien zur Verfügung.
